IBU MUDA (Inovasi BUku taMU DigitAl)

Salah satu faktor penting dalam terselenggaranya sebuah kegiatan pengelolaan administrasi di rumah
sakit adalah pengarsipan. Salah satu arsip yang ada di Rumah Sakit yaitu terkait dengan buku tamu karena
dalam pelayanan di rumah sakit, bukan hanya tentang pelayanan kepada pasien, melainkan juga pelayanan
terhadap publik dan masyarakat umum. Sehingga pengarsipan ini juga berlaku pada data tamu-tamu yang
datang berkunjung ke RSUD dr. Sadikin Kota Pariaman.

Buku tamu adalah sebagai alat bantu untuk mengetahui jumlah atau berapa banyak tamu yang datang ke
suatu tempat. namun pengadministrasian buku tamu sebelumnya masih menggunakan metode konvensional
dengan buku, sehingga sulit melakukan pemantauan dan penjagaan arsip data kunjungan tamu. Penggunaan
buku tamu secara konvensional pada saat tahun 2022 sudah 2 (dua) kali terjadi penggantian buku dikarenakan
terjadi kehilangan buku yang tidak diketahui keberadaannya, sehingga pada saat dibutuhkan buku sulit untuk
ditemukan dan mengakibatkan tidak semua kunjungan ke bagian manajemen RS tercatat datanya.
Dengan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini dapat menjadi alternatif solusi
dan terobosan dalam menyikapi masalah tersebut. Oleh karena itu dibuatlah sebuah inovasi yang disebut
dengan IBU MUDA (Inovasi BUku taMU DigitAl). Inovasi ini adalah sebuah bentuk pendigitalisasian buku
tamu manual menjadi digital menggunakan Google Forms dan Barcode. Inovasi ini memanfaatkan URL dari
link Google Form yang dikonversikan menjadi QR Code yang ditempel pada ruangan dibagian manajemen
RSUD dr.Sadikin yang sering dikunjungi tamu. Dengan adanya barcode sederhana ini akan menimbulkan
interaksi yang lebih baik antara tamu dengan pihak manajemen RS dalam pengumpulan dan rekap data
kunjungan untuk keperluan administrasi di Rumah Sakit. Dimana selama ini sifatnya yang masih konvensional
menggunakan buku, sekarang dicoba untuk beradaptasi dengan perkembangan teknologi. Secara umum
pengisian data secara manual sebelumnya cenderung membuat pengunjung dalam wilayah pelayanan publik
malas untuk mengisi. Sehingga dengan adanya buku tamu digital diharapkan mampu meningkatkan kemauan
tamu dalam mengisi data kunjungan sehingga pengarsipan dapat lebih efisien dan efektif. Diharapkan juga
dengan menggunakan inovasi digitalisasi buku tamu ini akan meminimalisir resiko hilangnya data kunjungan
tamu di RSUD dr.Sadikin.
Alur pelaksanaan inovasi IBU MUDA (Inovasi BUku taMU DigitAl) adalah :

1. Rumah Sakit Membuat formulir pengisian buku tamu menggunakan Google Form. Kemudian link URL
   Google Form di konversi menjadi sebuah barcode yang kemudian dicetak dan ditempel disetiap ruangan
   bagian manajerial Rumah Sakit.
2. Setiap tamu yang berkunjung diminta untuk melakukan scanning terhadap barcode yang ada dan mengisi
   formulir yang berisikan nama tamu/pengunjung, jabatan, instansi atau asal unit kerja, alamat, tanggal
   menghadap/berkunjung, keperluan, konsultasi dengan, foto diri atau selfie, no.hp/ telephone, waktu
   (pukul).
   Setelah inovasi IBU MUDA dilakukan ditahun 2023, tidak terjadi lagi kehilangan buku tamu di bagian
   manajemen Rumah Sakit karena buku sudah menjadi digital dan dampaknya semua data kunjungan sudah
   tersimpan secara online.